Las empresas de transporte de mercancías y viajeros tendrán que generar el documento de control administrativo y la hoja de ruta en formato electrónico. El nuevo sistema utilizará archivos PDF, códigos QR y repositorios accesibles durante las inspecciones en carretera.
Las empresas de transporte por carretera deberán tener adaptados sus sistemas informáticos antes del próximo 5 de octubre de 2026, fecha a partir de la cual será obligatoria la digitalización del documento de control administrativo (DeCA) para el transporte de mercancías y de la hoja de ruta para el transporte público de viajeros.
El Ministerio de Transportes y Movilidad Sostenible ha establecido las características técnicas que deberán cumplir las aplicaciones y los documentos electrónicos mediante una resolución de la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril, fechada el 5 de junio y publicada en el Boletín Oficial del Estado el 12 de junio. La nueva resolución sustituye la regulación aprobada en mayo de 2023.
El objetivo es facilitar al sector una transición gradual desde los documentos en papel hacia sistemas electrónicos que mejoren la trazabilidad de las operaciones, reduzcan las cargas administrativas y agilicen las actuaciones de inspección.
La obligación fue incorporada por la Ley 9/2025, de Movilidad Sostenible, que concedió un plazo de diez meses desde su entrada en vigor para digitalizar ambos documentos. La disposición transitoria octava de la ley afecta tanto al documento de control exigible en el transporte público de mercancías como a la hoja de ruta utilizada en determinados servicios de transporte público de viajeros.
¿A qué transportes afecta?
La digitalización será obligatoria para los transportes interiores cuyo origen y destino se encuentren dentro del territorio español.
También se incluyen las operaciones de cabotaje realizadas en España por transportistas establecidos en otros países. En cambio, los transportes internacionales que discurran parcialmente por territorio español seguirán utilizando los documentos previstos en los convenios y normas internacionales aplicables.
Un PDF con código QR y una dirección web única
Las aplicaciones utilizadas por las empresas deberán transformar los datos del servicio en un fichero electrónico antes del inicio efectivo del transporte. El sistema tendrá que registrar la fecha y la hora de creación del documento para acreditar que se generó antes de comenzar la operación.
El resultado será un documento electrónico de control administrativo, denominado DeCA, que deberá almacenarse en un repositorio accesible durante la prestación del servicio.
Cada documento tendrá asociada una dirección web única o URL. Esta dirección estará incluida dentro de un código QR incorporado al propio documento, de manera que los agentes de inspección puedan acceder directamente al archivo durante un control en carretera.
En el caso del transporte de mercancías, el fichero deberá generarse obligatoriamente en formato PDF a partir de los datos estructurados de la aplicación. Por tanto, no será válido fotografiar o escanear un documento en papel y guardarlo posteriormente como PDF.
La resolución también establece que la descarga del fichero debe producirse directamente al acceder a la URL, sin exigir registros, contraseñas u otras operaciones que dificulten la consulta por parte de los agentes habilitados.
Una vez terminado el servicio de transporte, la empresa podrá desactivar la descarga mediante dicha dirección, aunque deberá conservar la documentación durante siete días.
El conductor podrá mostrar el documento o solamente el QR
Cuando los Servicios de Inspección del Transporte Terrestre o las fuerzas de vigilancia soliciten la documentación, el conductor podrá presentar el DeCA completo con su correspondiente código QR o mostrar únicamente el código QR que permita descargarlo.
El documento podrá llevarse en un teléfono móvil, una tableta, un ordenador u otro dispositivo electrónico que permita visualizar el código. La norma no exige que el conductor disponga de una copia impresa.
La resolución aclara, además, que la firma del documento de control no es obligatoria, ya que la normativa que regula el documento de mercancías y la hoja de ruta de viajeros no establece la firma como requisito para su validez. No obstante, si el mismo documento se utiliza también con fines contractuales, podrá incorporar una firma electrónica.
Cómo se realizarán las modificaciones
Si durante el servicio es necesario actualizar algún dato, la empresa dispondrá de dos posibilidades.
La primera será generar un nuevo PDF, con una nueva URL y un nuevo código QR. La segunda consistirá en actualizar el fichero existente, incorporando los nuevos datos y explicando el motivo de la modificación. En este último caso, el código QR original podrá continuar siendo válido.
También será posible incluir varios servicios en un mismo DeCA de mercancías, siempre que el cargador contractual y el transportista efectivo sean los mismos para todos los envíos consignados.
Adaptación de los programas de gestión
La entrada en vigor de la obligación implica que transportistas, operadores, agencias, transitarios y empresas cargadoras deberán revisar sus procedimientos y comprobar que sus programas de gestión pueden:
- generar el documento antes de comenzar el servicio;
- convertir los datos estructurados en un PDF válido;
- incorporar una URL única y un código QR;
- alojar el fichero en un repositorio accesible;
- mantener la integridad y trazabilidad de la información;
- registrar las modificaciones realizadas durante el transporte;
- y permitir la descarga directa durante una inspección.
El Ministerio de Transportes ha habilitado información específica sobre el DeCA y ha organizado jornadas gratuitas para explicar a empresas y profesionales el procedimiento de adaptación.
Primer paso hacia el sistema europeo eFTI
El modelo que comenzará a aplicarse en España el 5 de octubre representa una primera fase basada en el intercambio de documentos PDF. El siguiente paso será avanzar hacia un sistema europeo basado en el intercambio de datos estructurados.
Este modelo se desarrollará a través del Reglamento europeo eFTI —Electronic Freight Transport Information—, que permitirá a las empresas compartir electrónicamente la información reglamentaria del transporte mediante plataformas certificadas.
El Reglamento eFTI se aplicará plenamente desde el 9 de julio de 2027. A partir de esa fecha, las autoridades de los Estados miembros deberán aceptar la información electrónica presentada por los operadores a través de plataformas eFTI certificadas. El sistema afectará al transporte de mercancías por carretera, ferrocarril, vías navegables y transporte aéreo.
La Comisión Europea estima que la implantación de eFTI podría generar un ahorro anual de alrededor de 1.000 millones de euros en costes administrativos y operativos para el sector del transporte y la logística de la Unión Europea.
Aunque el uso de estas plataformas será voluntario para las empresas, las administraciones estarán obligadas a aceptar la información transmitida a través de ellas. La digitalización del DeCA permitirá, por tanto, que las compañías españolas comiencen a adaptar sus procesos antes de la implantación completa del marco europeo.